Einige Funktionen im Benutzerbereich setzen vollständige Stammdaten voraus. Das betrifft vor allem Pflegeprofile, Anträge und organisatorische Bereiche, bei denen klar sein muss, wer das Portal nutzt und in welcher Rolle gehandelt wird.
Wenn Stammdaten fehlen, können spätere Angaben nicht zuverlässig zugeordnet werden. Das Portal trennt bewusst zwischen dem Nutzerkonto und den pflegebedürftigen Personen. Diese Trennung wirkt im ersten Moment vielleicht bürokratisch, verhindert aber, dass Vertreter, Angehörige und Pflegebedürftige durcheinandergeraten.